Захирал та өөртөө зориулж Dashboard зохиомжилж байгаа бол анхаарах хэдэн зүйлс байна.

Цаг гаргаж, тайван суугаад дараах таван асуултад бүрэн гүйцэд хариулт өгөх хэрэгтэй. Бүтээх үйл явцаас өмнө гаргасан зүтгэл, цаг хугацаа тань дараа нь баялгаар нөхөн төлөгдөнө гэдэгт итгээрэй. Хэн ч түүнийг ашигласан байлаа гэсэн таны цаг, хичээл зүтгэлийг өндрөөр үнэлж, өөрсдийн амьдралд тусган гол зүйл дээр төвлөрөх болно. Та хянах самбараа өөрийн хэрэгцээнд зориулан бүтээж байгаа бол бас л ялгаагүй та эдгээр асуултад хариулснаар үнэхээр үнэ цэнтэй хэрэглүүр бүтээх суурийг тавина.

1/ Та хэнд туслахыг оролдож байна вэ?

Эцсийн том зорилго бол та өөрийнхөө болон хэн нэгний амьдралыг хөнгөвчилж, зохион байгуулалтыг сайжруулах явдал гэдгийг үргэлж сана. Үүнийг санаандаа хадгалснаар өөрийн шийдлийг сонсогчдодоо тулгуурлан тэдэнд үнэхээр хэрэгтэй хянах самбарыг хэрхэн бүтээхийг ойлгож авна.

Иймээс үүнийг идэвхтэй ашиглах хувь хүн буюу бүлэг хүмүүс хэн бэ гэдгийг тодорхойлно. Хэрэв та өөрөө бол /зөвхөн өөрөө/ дараагийн алхмуудыг алгасаж болно. Гэхдээ, хэрэв танаас гадна өөр хүн/хүмүүс ашиглах бол тэдний компанид гүйцэтгэдэг үүрэг хариуцлагыг яг одоо бичиж тэмдэглэ. Хамгийн зохистой нь өөрийн сайн мэдэх хүмүүсээс эхэлж, үйл явцыг үргэлжлүүлэх явцдаа тэднийг санаандаа дүрслэн бодож хийвэл хялбар. Хянах самбар бүтээснээр тусламж үзүүлэх хүмүүсийнхээ нэр, албан тушаал гэх мэт хувийн мэдээллийг жагсаан бичилгүйгээр бүтээх үйл явцыг цааш явуулах ёсгүй.

2/ Тэд өдөр тутам юу хийдэг вэ?

Энэ асуултыг өөрөөр тавих нэг хувилбар нь, тухайн хүний ажил үүргийн хувьд маш чухал өдөр тутмын ямар зорилтыг тэр албан тушаалтан гүйцэтгэдэг вэ? Энэ бол хэн нэгний байгууллага дахь үүрэг, хариуцлагыг тодорхойлох илүү бодитой арга зам юм. Хэрэв маш нарийн хандахыг хүсвэл гэрээ хийх гэж байгаа борлуулалтын менежерийн өдрийн зорилт гэрээгээ авчихсан борлуулалтын менежерийнхээс асар ялгаатай гэдгийг ухаарах шаардлагатай.

Өдөр тутмын зорилтын энэхүү ялгаа өөр өөр зорилт ба KPIs-аар илэрнэ. Хянах самбарын хэрэглэгчдийн өдөр тутам гүйцэтгэх ёстой 2-3 /илүү биш бол/ зорилтыг жагсаан бичихээс нааш хянах самбар бүтээх ажлаа үргэлжлүүлэх хэрэггүй.

3/ Тэд ямар зорилтод хүрэхийг оролдож байгаа вэ?

Шинэ хэлцэл ба илүү борлуулалт хийхэд санаа зовж байна уу? Тэд ажилтнууддаа илүү хэлцэл болон борлуулалт хийхэд туслахыг хүсэж байна уу? Тэд хэрэглэгчдийг дэмжих утасны дуудлагыг илүү үр ашигтай болгохыг найдаж байгаа юу? Тэд танай компанийн хөтөлдөг блог постуудаар дамжуулан нийгэмд хүрэхийг хүсэж байна уу?

Эдгээр нь танай багийн хүрэх ёстой зорилтуудад туслах хянах самбарт тусгагдах ёстой олон олон зорилтуудын өчүүхэн хэсэг нь юм. Хэрэв удирдлага болон хувьцаа эзэмшигчдэд зориулагдсан бол дараах зорилтуудыг багтааж болно:

-Ганц хараад компанийн бэлэн мөнгөний эргэлтийг мэдэж авах

-Компанийн орлогын үзүүлэлтүүд өнгөрсөн оны мөн үетэй харьцуулахад ямар байгаа

-Цахим сурталчилгааны нийт зардал ба орлогын харьцаа гэх мэт.

Хэрэглэгчид маш чухал 1-3 зорилтыг тодорхойлолгүйгээр хянах самбар бүтээх үйл явцыг цааш үргэлжлүүлэх хэрэггүй. Мэдээж та тэдний толгойн доторхыг харахгүй учир хамгийн сайнаар төсөөлөн бод. Хэрэв өөрийн хандлагыг ялимгүй шинэчлэхийг хүсэж байгаа бол хянах самбар зориулан бүтээж буй хүнтэй биечлэн уулзаж, тэдний зорилго юу гэдгийг нарийн асуу.

4/ Хэмжих бол ямар KPI тэдний зорилгод хүрэхэд туслах вэ?

Одоо та хэрэглэгчийн үүрэг, өдөр тутмын гол зорилт, алсын зорилгыг мэддэг болсон тул тэдэнд туслах зарим KPIs-ыг авч үзэж болох юм. Хэрэглэгчээс асуух буюу тэдний ажлыг дотроос нь мэддэг бол энэ алхмыг гүйцэтгэхэд төвөггүй. Хэрэв тийм биш бол хэнд ч хэрэггүй хянах самбар хийх эрсдэл хүлээж, цагаа үрж болзошгүй. Хэрэв эцсийн хэрэглэгчээс асуух боломжгүй буюу хүсэлгүй бол KPIs-ын жишээ болон нарийн мэдээллийг судлах хэрэгтэй.

5/ Тэд одоогийн KPIs-ынхаа талаар ямар бодолтой байдаг вэ?

Одоо сүүлийн асуултаа тавья. Танай хэрэглэгч одоогийн KPIs-ыг хэрхэн үздэг ба түүнийг харахад хамгийн их сэтгэл зовоодог зүйл нь юу вэ? Тэд Excel doc ашигладаг байж магадгүй бөгөөд тэр нь дэндүү том, эмх цэгцгүй болсон. Тэд CRM программ ашигладаг боловч тэдний зорилтод тохирох дизайнтай биш. Ямар тохиолдол байлаа гэсэн та мэдэж авах ёстой. Учир нь одоогийн KPIs-ыг хэмжих аргачлалаас сайн хянах самбарыг хэрхэн бүтээхээ мэдэхгүй бол цагаа үрсэн хэрэг болно. Хамгийн зохистой нь та тэдний одоогийн аргаас ашиглахад хялбар, илүү төвлөрсөн /бөөгнөрөөгүй/ хянах самбар бүтээх шаардлагатай.